Brexit kan betyde mange faldgruber for virksomheder i Danmark. Det gælder også i forhold til SAP og momsopsætningen i systemet. Der kan blandt andet opstå risiko for, at salg og køb af varer og ydelser bogføres forkert og går ud over compliance med gældende regler og love.
Hvis de krævede ændringer i SAP ikke udføres korrekt, vil det næsten uundgåeligt lede til ekstra arbejde. I mange tilfælde kan det give anledning til, at Skattestyrelsen tager kontakt til virksomheden.
Brexit kræver kig på momstabellerne
Når det gælder SAP, betyder Brexit, at virksomheder blandt andet skal være yderst opmærksomme på den såkaldte VK-tabel.
VK er en bagvedliggende momstabel, som definerer, hvilke momskoder, der skal anvendes, i forbindelse med salg af varer og ydelser. SAP tilføjer nemlig automatisk en momskode på salgsordren ud fra informationer om, hvad der sælges, hvem det sælges til, hvor det sælges fra, hvortil det sælges mv. Disse informationer (også kaldet ”partnere”) er i VK-tabellen linket til forskellige momskoder.
I dag bør transaktioner, der involverer UK, som udgangspunkt håndteres som handel med et EU-land, men efter Brexit vil det ikke længere være tilfældet. I stedet vil transaktioner med UK skulle bogføres som handel med et tredjeland.
Virksomheder skal foretage ændringer i VKs momstabeller, hvor momskoden (i SAP oftest benævnt som ’tax codes’) for alle transaktioner skal ændres, så de bogføres korrekt i forhold til momsrapportering.
For at opdateringen foregår korrekt, er det vigtig, at virksomhederne kender den præcise dato for UKs udtrædelse af EU. VK-tabellen kan så sættes til automatisk at ændre de relevante UK-relaterede momskoder fra handel med et EU-land til handel med et tredjeland fra den pågældende startdato.
SAP-systemerne har hos de fleste virksomheder en lang række mulige kombinationer af transaktioner. For at danne overblik over, hvilke der skal ændres, anbefaler vi, at man eksporterer alle forskellige kombinationer i VK-tabellen, der kan involvere transaktioner med UK, ud i et excel-ark og foretager ændringer i dem alle.
Hvor ændringer ikke kan dateres
SAP opererer også med momstabeller på købssiden i forbindelse med momshåndtering af leverandørfakturaer. Det er forskelligt fra virksomhed til virksomhed, hvorvidt disse funktioner er tilvalgt eller ej.
For nogle tabeller på købssiden er det ikke muligt at gå ind og definere tidsintervaller for overgang fra én momskode til en anden, som det er tilfældet for VK-tabellen. I så fald kræver ændringer af momshåndteringen i kølvandet på Brexit, at rettelser implementeres på den specifikke dato, hvor ændringerne træder i kraft.
Sådanne opgaver foregår ofte i et tæt samspil med virksomhedens IT-afdeling. Anbefalingen er, at virksomhedens regnskabsafdeling/skatteafdeling koordinerer med IT-afdelingen forud for ændringerne og får fastlagt en plan for, hvordan og hvornår ændringerne foretages.
I forhold til både VK-tabellen og opdatering af momstabeller på købssiden kan virksomheder have behov for ekstern ekspertbistand, da der kan opstå tvivlsspørgsmål og tekniske udfordringer i forbindelse med identificering og gennemførelse af de optimale ændringer.
Virksomheder kan ved mangelfuld eller forkerte ændringer risikere, at indrapportering af moms via SAP indeholder fejl. Det kan medføre kontakt fra Skattestyrelsen med krav om gennemgang af indrapporteringen. En sådan situation kan være lig med ekstra arbejde, mistet indtjening og i værste falde bøder.
Intrastat farvel til UK
Et andet område, hvor Brexit kan have en stor indvirkning, er i forhold til Intrastat. Intrastat dækker handel af varer med andre EU-lande, hvor man som virksomhed bliver pligtig til at indberette disse handler, hvis de årlige handler overstiger en fastsat grænseværdi.
Hvis der er manglende indberetning eller findes fejl, kan virksomhederne blive mødt med krav om at opdatere eller genberegne deres tal og genindgive dem.
Det er meget forskelligt, hvem der sidder med ansvaret for Intrastat. Ofte er det en medarbejder i regnskabsafdelingen, i logistik eller i indkøbsafdelingen, som har ansvaret for opgaven.
Som nævnt dækker Intrastat kun varer, som handles inden for EU. Efter Brexit vil Intrastat ikke længere dække handel med UK.
I forbindelse med SAP er der forskellige måder at trække de nødvendige data, som bruges til rapportering til Intrastat. Nogle steder anvendes tilpassede rapporter, der automatisk genererer data. For alle gælder det, at udtræk af data bygger på varianter, der skal gennemgås for at sikre, at handler med UK håndteres korrekt efter Brexit.
Gennemgang af kontrakter
Brexit betyder desuden, at man allerede i dag bør have stort fokus på sine nuværende og fremtidige kontrakter med kunder og leverandør i forhold til varehandler til/fra UK. I dag er der ikke importmoms og told på handel med varer til eller fra UK, men det vil der være efter landets udgang af EU.
Eksisterende kontrakter med UK kan for eksempel indeholde kontraktuelle leveringsbetingelser, som fremadrettet kan have stor indvirkning på profitten for leverandøren. Hvis en kontrakt med en kunde i UK for eksempel inkluderer, at leverandør leverer ”delivery duty paid” (incoterm DDP), så vil en dansk sælger skulle stå for indfortoldning af varerne ind i UK og dermed også risikere at skulle betale told af varerne. Såvel som leverandøren skal sørge for betaling/håndtering af UK importmoms. Dette kan undgås ved allerede nu at gennemgå kontrakter omkring salg af varer til UK for at sikre, at man er godt stillet rent moms- og afgiftsmæssigt efter UK træder ud af EU.
Vi bistår gerne med en gennemgang af de kontraktlige forhold for at sikre et optimal setup, der stiller din virksomhed bedst moms- og afgiftsmæssigt.
Vi bistår også med rådgivning omkring opdatering af momstabeller for at sikre korrekt håndtering og indberetning af transaktioner på din momsangivelse og intrastat.
Kontakt os - hvis du har brug for rådgivning