Økonomiapportering og budgetudarbejdelse er kompleks og påvirkes ofte af mange eksterne faktorer. Det kan give styringsmæssige udfordringer og et budget bør derfor være fundamentet for det gode beslutningsgrundlag, som kan afspejle konsekvenser af ønskede tiltag og mulige beslutninger i en virksomhed.
Ved udarbejdelse af budgetter for forsyningsvirksomheder er det vigtigt at være opmærksom på, at der i budgetterne er indbygget en kontrol af, hvorvidt virksomheden overholder indtægtsrammer, investeringsrammer, lånerammer, takstfastsættelse m.v. Ofte skal budgetterne ligeledes frem til et grundlag for fastsættelse af takster, der kan godkendes af bestyrelsen, og de skal ofte anvendes i godkendelsesprocesser eller indsendes til kommuner eller regulator.
Hvad er et budget?
Et budget er en øjenåbner. Det sætter mavefornemmelser og ønskede tiltag på prøve.
Grundlæggende giver budgettet et estimeret gæt på, hvad fremtiden bringer. Uanset hvilke parametre man stiller til grund for et budget, vil det dog aldrig give et 100 % retvisende billede af økonomien, da der i realiseringen ofte vil være afvigelser fra det forventede. Men som udgangspunkt vil et udførligt budget beskrive en række forventelige handlinger, som får en økonomisk konsekvens for virksomheden. Et budget har naturligvis størst gennemslagskraft, hvis det er grundigt og realistisk udarbejdet. At sætte realistiske parametre op og præcisere de forventede handlinger og den økonomiske konsekvens heraf kan dog være en udfordring ved at lægge et budget.
Hvorfor lave et budget?
I lighed med et lovbefalet årsregnskab med historiske data bør virksomheden udarbejde et budget for det kommende regnskabsår – eller længere frem. Et budget er ikke et lovkrav, men det vil ofte være svært at undvære. Med afsæt i et budget får direktion og bestyrelse både et bedre og et stærkere beslutningsgrundlag.
At opsætte budgetparametre er som udgangspunkt en vurdering af de vilkår, virksomheden opererer i. Det er dermed et af ledelsens overordnede og vigtigste styringsværktøjer for virksomheden, da de får mulighed for at fokusere på knappe ressourcer. Budgettet er tillidsskabende og formidler oplysninger om virksomhedens økonomiske tilstand til interessegrupper. Hvis ledelsen vil motivere til relevante interessegruppers velvilje og positive respons, er det derfor afgørende at tage budgetlægningen alvorligt.
Vi anbefaler, at der jævnligt foretages budgetopfølgning i form af perioderegnskaber, og at virksomheden forholder sig til de markedsøkonomiske eller makroøkonomiske forhold. Den løbende opfølgning er derfor nødvendig for at vurdere den aktuelle situation af virksomheden.
Budgetter kan bestå af:
- Resultatbudget
- Balancebudget
- Likviditetsbudget
- Investeringsbudget
- (Privatbudget).
Typiske fejl og faldgruber i et budget
Det er helt naturligt, at de faktiske resultater vil afvige fra de budgetterede resultater, da planlagte begivenheder ofte ikke indtræder som forudsat. Disse afvigelser kan være væsentlige, hvorfor det er nødvendigt, at virksomheden er realistisk ved aflæggelse af budgetter. Den mest almindelige fejl i budgetlægning er for stor optimisme.
Der er mange forskellige skabeloner, der kan anvendes i forbindelse med budgetarbejdet, og her er det vigtigt at være opmærksom på, at der er indre sammenhæng mellem de enkelte budgetter. Er der hensat korrekt beløb til skat, angivet korrekt skyldig moms, stemmer balancen og er der en indre talmæssig sammenhæng?
Skal vi hjælpe med udarbejdelse af budget?
Det er ikke et lovkrav, at en revisor skal deltage i arbejdet med at udarbejde budgetter. Det afhænger af virksomheden, og hvorvidt der er ressourcer og kompetencer til det.
Ofte er det dog en god idé at tage en økonomisk rådgiver med på råd, da han eller hun kan fungere som en sparringspartner i forbindelse med budgetudarbejdelsen. Det kan give tryghed og bedre forståelse af budgettet at få andre øjne på dem. I fællesskab kan vi skabe et resultat-, balance- og likviditetsbudget, hvor der er sammenhæng mellem tallene.