I gennemsnit betyder langsomme eller forsinkede betalinger, at der skal lægges omkring 3% til et byggeprojekts totalomkostninger. Lignende problemer findes i andre håndværkerbrancher - og nogle af de spildte penge kan komme fra din virksomhed.
”Den gode nyhed er, at der findes en række ledelses-, regnskabsmæssige og teknologiske løsninger, som kan strømline betalinger og hjælpe dig med at undgå sådanne situationer,” fortæller Frank Barrit, partner i BDO Danmark og leder af brancheforeningen for håndværkere.
Disse løsninger gennemgås herunder, så du kan undgå de langsomme eller forsinkede betalinger.
1: Send foreløbige regninger for synlighed
Projekter i håndværkerbranchen kan til tider blive uoverskuelige. Det gælder specielt større projekter, hvor der er hyret flere underleverandører i ’flere lag.’ I disse tilfælde hyrer en underleverandør sine egne underleverandører, osv., og hovedentreprenøren er sjældent i direkte kontakt med alle underleverandører. Betalinger bliver derfor ofte en affære, der skal gennem flere trin, før pengene endelig når frem.
De mange niveauer kan føre til, at hovedentreprenøren og lignende parter ikke har mødt alle projektets deltagere. Og hvordan sikrer en ejendomsejer eller hovedentreprenør, at en bestemt underentreprenør bliver betalt i tide, hvis de ikke ved, at de er hyret ind til at arbejde på projektet?
Her kan foreløbige regninger eller beskeder om forfaldende betalinger hjælpe både betaler og betalingsmodtager. Mens nogle underentreprenører kan finde denne tilgang en smule aggressiv, viser undersøgelser, at de fleste modtagere (83%) finder foreløbige regninger og lignende meddelelser nyttige.
2: Overvej de større projekter grundigt
Deltagelse i større anlægs- og byggeprojekter er noget, mindre og mellemstore håndværkervirksomheder bør overveje grundigt. De mange mandetimer og ressourcer, der lægges i større projekter kan lede til situationer, hvor der for en mindre virksomhed opstår problemer med cash-flow, hvis en betalingsdeadline overskrides.
”Situationen er ikke den samme for større konstruktører, der er vant til at arbejde på flere, store projekter på samme tid. De mindre virksomheder kan ofte ende med at stå sidst i køen, når det kommer til betaling og har samtidig mindst mulighed for at ændre på situationen. Hvis en hovedentreprenør trækker betalingen bare 14 dage over tiden, kan det ende med at gøre rigtig ondt på økonomien,” siger Frank Barrit.
Han anbefaler derfor, at der i forkalkulationen for større projekter tages højde for likviditetsbelastningen ved at gennemføre projektet. Det er ikke tilstrækkeligt, at projektet er lønsomt, det skal også være muligt at gennemføre det rent likviditetsmæssigt.
3: Brug dit Customer Relationship Management-system
En solid teknologiplatform kan minimere den tid, der bruges på at producere dokumentationen for udført arbejde, som kræves for at sikre hurtigere betalinger. Her er et godt Customer Relationship Management-system (CRM) et godt udgangspunkt.
CRM-systemer kan gemme alle interaktioner med kunder, herunder fakturaer, joboptegnelser, dokumentation for udført arbejde, mv.
Proaktiv brug af dit CRM-system kan omfatte opsætning af interne meddelelser og automatiserede processer. Dette sikrer, at du kontakter kunder rettidigt med hensyn til fakturaer, og at du sender de korrekte dokumenter med specifikke former for meddelelser. Det gælder eksempelvis for fakturaer, hvor dokumentation for udført arbejde automatisk kan vedhæftes eller linkes til. Det kan være dokumenter, billeder fra byggepladsen eller noget helt tredje. Endelig kan CRM hjælpe dig med at holde overblikket over delbetalinger.
4: Hold betalingen enkel - og elektronisk
Problemer med behandling og betaling af fakturaer opstår oftest, når der er tale om papirudgaver. Som tidligere nævnt betyder det tilknyttede papirarbejde, at hver faktura er en stak dokumenter. Én fejl kan resultere i, at hele bunken igen skal printes ud, gennemgås, rettes og sendes. Selve proceduren er selvsagt en hel del længere og mere omkostningstung, end hvis du gør brug af elektroniske systemer.
I punktform er anbefalingen at:
• Lave kvitteringer online
• Tilpasse betalingsprocessen, så den er optimal for den pågældende entreprenør/underentreprenør
• Acceptere forskellige typer betalinger (eksempelvis delbetalinger eller betaling i faste rater)
• Acceptere elektroniske betalinger via forskellige systemer.
5: Involver en tredjepart
Nogle gange kan det gå så godt, at du ender med problemer. Det gælder også i håndværkerfagene, hvor der i disse tider er fuld fart på, og ordrebogen mange steder tenderer til overfyldt.
”Det er mit indtryk, at der hos mange håndværkere ender med at være fart over feltet, som kan gå ud over det administrative og ledelsesmæssige,” vurderer Frank Barrit.
Det gælder også i forhold til at få faktureret kunder og fulgt op på udeståender.
Her kan små og mellemstore håndværksvirksomheder med fordel uddelegere en del af processen til en tredjepart. Mens virksomheden stadig selv står for at sende regningen, kan en revisor stå for at følge op og varetage hele processen, indtil pengene er betalt og står på håndværkerens konto.