Folketinget har den 24. juni vedtaget en ny lov, som har til hensigt at styrke beskyttelsen af whistleblowere. Det betyder, at de fleste private og offentlige arbejdspladser med 50 eller flere medarbejdere meget snart vil være forpligtede til at etableret en intern whistleblowerordning.
Det vedtagne lovforslag udspringer af Europa-Parlamentets og Rådets whistleblowerdirektiv, som pålægger private virksomheder og offentlige organisationer at beskytte personer, der indberetter overtrædelser af EU-retten – herunder blandt andet lovbrud vedrørende fx finansielle tjenesteydelser, hvidvask, finansiering af terrorisme og offentlige udbud.
Loven tager derudover også højde for indberetninger, som i øvrigt vedrører alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold uden for EU-rettens materie, såsom grove seksuelle krænkelser eller anden grov chikane.
”Det er godt nyt for virksomhederne, at der nu er blevet vedtaget en lov om beskyttelse af whistleblowere. Det betyder nemlig, at de kender rammerne for deres forpligtelser og dermed for alvor kan sætte gang i arbejdet med at få etableret en intern whistleblowerordning, inden fristen herfor indtræffer lige om lidt,” siger Mikkel Jon Larssen, Partner i BDO og chef for Risk Assurance-afdelingen, der bærer ansvaret for BDO’s whistleblower-løsning.
For arbejdsgivere i den private sektor med mere end 249 ansatte og offentlige myndigheder træder loven i kraft den 17. december 2021. Loven får dog først virkning for arbejdsgivere i den private sektor med 50 til 249 ansatte fra den 17. december 2023. En whistleblowerordning vil dog også skabe stor værdi for virksomheder med færre end 50 ansatte. Derfor vælger mange virksomheder frivilligt at etablere en løsning for at styrke deres risikostyring.
Vi giver dig herunder en kort gennemgang af de væsentligste forhold i den nye lov om beskyttelse af whistleblowere. Vil du dykke ned i den fulde lovtekst, finder du det her.
Hvordan skal en intern whistleblowerordning skrues sammen ifølge den nye lov?
Først og fremmest skal virksomhedernes interne whistleblowerordning muliggøre, at whistleblowere kan indgive en skriftlig eller mundtlig indberetning. Eller begge dele for den sags skyld.
Hertil skal arbejdsgiveren udpege en upartisk person eller afdeling internt i virksomheden, som skal varetage en række opgaver.
- Modtage indberetninger og varetage kontakten med whistlebloweren
- Følge op på indberetningen
- Give feedback til whistlebloweren.
Det vil i mange tilfælde være HR-afdelingen eller en udvalgte person herfra. Vi anbefaler altid, at mindst to personer ser på en given indberetning for at undgå flaskehalse og "single point of failure. De, der er udpeget til at modtage og følge op på indberetningerne, har naturligvis tavshedspligt, medmindre whistlebloweren har givet sit udtrykkelige samtykke om videregivelse af oplysningerne til andre.
Det er vigtigt, at den interne whistleblowerordning udformes, etableres og drives på en måde, som sikrer fortrolighed om identiteten på whistlebloweren, den berørte person og en eventuel tredjemand nævnt i indberetningen.
Virksomheder skal desuden indføre passende procedurer for whistleblowerordningen, der sikrer:
- At whistlebloweren modtager en bekræftelse på modtagelse af indberetningen inden for 7 dage efter modtagelsen heraf.
- At der omhyggeligt følges op på indberetninger.
- At whistlebloweren modtager feedback hurtigst muligt og ikke senere end 3 måneder fra bekræftelsen af modtagelsen.
Alle virksomheder uanset størrelse har i øvrigt mulighed for at etablere en koncernfælles whistleblowerordning. Her skal du være opmærksom på, at større koncerner ganske vist kan vælge at etablere en fælles indgang/portal til deres ordning. Den bagvedliggende struktur skal imidlertid bindes op på de enkelte selskaber.
”Hvis en virksomhed for eksempel arbejder med flere store underafdelinger, som hver især indeholder over 250 medarbejdere, kan man lave den samme portalindgang, men inde i portalen skal der sættes forskellige modtagere på, så indberetninger til forskellige afdelinger behandles særskilt,” forklarer Mikkel Jon Larssen.
Er du i tvivl om, hvordan du sikrer dette, er du velkommen til at kontakte os og høre mere om vores gennemtestede løsning.
Hvordan definerer loven en Whistleblower?
Whistleblower har ikke en ordret dansk oversættelse. Bredt sagt er det den bekymrede, velmenende medarbejdere og andre interessenter, der er en del af fundamentet af din virksomheds eller organisations gode samvittighed.
Loven definerer en whistleblower, som en fysisk person, der indberetter eller offentliggør oplysninger om overtrædelser, som personen har skaffet sig adgang til i forbindelse med hans/hendes arbejdsrelaterede aktiviteter. Det kan både være nuværende eller tidligere arbejdsaktiviteter i den private eller offentlige sektor af enhver art.
Store krav og en kort deadline – er I klar?
Har du brug for hjælp til at komme på plads med jeres interne whistleblowerordning, inden fristen indtræffer, er du velkommen til at kontakte BDO’s erfarne specialister.
Vi kan levere alle dele af en whistleblowerordning, som har fokus rettet mod brugbarhed og hurtig ibrugtagning. Vores løsning sikrer, at I overholder loven. Vi hjælper med alt lige fra udarbejdelse af whistleblowerpolitik og kommunikationsplan til uddannelse af medarbejdere og drift af whistleblowerordning.
Du kan læse mere om vores whistleblowerløsning her eller kontakte os for en uforpligtende snak via formularen nedenfor.